Restaurant eröffnen: Schritte, Kostenplanung und Checkliste

1. Konzept und Gäste konkret beschreiben

Halte auf einer Seite fest, für wen du öffnest, zu welchem Anlass Gäste kommen und was du anbietest. Beschreibe Serviceform, Preislage, Öffnungszeiten und die Aufgaben, die du selbst übernimmst. Ein Bistro mit Mittagsgeschäft braucht eine andere Planung als eine Bar mit spätem Betrieb.

Prüfe die Idee vor Ort: Wer ist zu den geplanten Zeiten im Einzugsgebiet? Welche Angebote gibt es bereits? Welche konkreten Rückmeldungen erhältst du auf eine verständliche Beschreibung deines Angebots? Allgemeine Begeisterung für ein neues Restaurant ist noch keine belastbare Nachfrageprognose.

2. Die Räume vor einer endgültigen Bindung prüfen

Kläre mit Vermieter und zuständigen Stellen, ob die geplante Nutzung möglich ist. Relevante Fragen sind unter anderem genehmigte Nutzung, notwendiger Umbau, Lüftung, Brandschutz, Toiletten, Lager, Anlieferung, Lärm und gegebenenfalls Außenbewirtschaftung.

Auch die Übernahme einer vorhandenen Gastronomie bedeutet nicht automatisch, dass jede neue Betriebsart zulässig ist. Die IHK Köln nennt die Prüfung der Nutzungsgenehmigung ausdrücklich. Lass offene Punkte und notwendige Bedingungen vor einer langfristigen Vertragsbindung fachlich prüfen.

3. Umsatzannahmen von Kapazität unterscheiden

Rechne zuerst mit nachvollziehbaren Besuchsanlässen und Öffnungstagen. Ein eigenes Beispiel: 48 Gäste pro Tag an 20 Öffnungstagen mit einem durchschnittlichen Bruttobon von 28 Euro ergeben 26.880 Euro Bruttoumsatz im Monat. Bei 40 Sitzplätzen entsprechen 48 Gäste rechnerisch 1,2 Gästen pro Sitzplatz und Tag.

Das ist eine Annahme, keine Umsatzprognose. Die Plätze allein erzeugen keine Nachfrage. Prüfe, ob Gästezahl, Küchenleistung und Service mit dem Konzept vereinbar sind. Rechne zusätzlich einen schwächeren Verlauf und leite für die Ergebnisplanung eine passende Nettobasis ab. Hilfreich sind der Auslastungsrechner und der Ratgeber zur Kalkulation.

4. Investitionen, laufende Kosten und Anlaufphase finanzieren

Trenne Umsatz, Gewinn und Kontostand. Kaution und Kredittilgung haben andere Wirkungen als laufende Wareneinkäufe. Die IHK-Vorlage für einen Liquiditätsplan unterstützt die zeitliche Gegenüberstellung. Einen betrieblichen Wochenablauf findest du im Liquiditätsratgeber.

Eine allgemeine Aussage wie „Ein Restaurant kostet mindestens X Euro“ wäre ohne Räume, Ausstattung und Konzept wenig hilfreich. Arbeite mit konkreten Angeboten, gekennzeichneten Schätzungen und einer Liste noch offener Positionen. Eine beantragte Finanzierung ist noch keine zugesagte Finanzierung.

5. Gewerbe und gaststättenrechtlichen Ablauf vor Ort klären

Die Anforderungen unterscheiden sich nach Bundesland, Ort und Betrieb. Lege der zuständigen Behörde dein konkretes Vorhaben vor: Speisen, Alkohol, Öffnungszeiten, Räume und Außenflächen. Frage nach Anmeldung, Anzeige oder Erlaubnis, Fristen und Nachweisen.

Ein Beispiel für die Unterschiede: In Baden-Württemberg erläutert die IHK Karlsruhe seit 2026 ein Anzeigeverfahren anstelle der bisherigen Gaststättenerlaubnis. Die IHK Mittlerer Niederrhein beschreibt für ihren Bereich die Erlaubnis beim Alkoholausschank. Übertrage deshalb keine einzelne Landescheckliste ungeprüft auf ganz Deutschland. Für Österreich und die Schweiz gelten eigene Verfahren.

6. Hygiene, Unterweisung und Kennzeichnung vorbereiten

Kläre mit der Lebensmittelüberwachung und den weiteren zuständigen Stellen, welche Anforderungen für Personen, Räume und Abläufe gelten. Plane die erforderlichen Belehrungen, ein zum Betrieb passendes Hygienekonzept, Temperaturkontrollen, Reinigung und nachvollziehbare Verantwortlichkeiten ein. Die IHK Karlsruhe erläutert auch Belehrung und Hygieneorganisation.

Erstelle die Speisekarte aus tatsächlich festgelegten Rezepturen. Allergeninformationen und weitere erforderliche Kennzeichnungen müssen zum echten Angebot passen. Bei Zutatenwechseln braucht auch die Dokumentation eine Änderung. Der Speisekartenratgeber behandelt Gestaltung und Informationspflichten gemeinsam.

7. Personalbedarf aus den Abläufen ableiten

Plane Vorbereitung, Öffnung, Service, Reinigung, Pausen und Vertretung. Die Zahl der Gäste allein sagt nicht, wie viele Personen mit welcher Qualifikation du brauchst. Rechne Arbeitgeberkosten und verfügbare Stunden aus, statt Bruttolohn mit den vollständigen Personalkosten gleichzusetzen.

Für die Besetzung helfen der Leitfaden zur Personalsuche und die Stunden- und Schichtkostenrechnung. Lege auch fest, wer neue Mitarbeitende einarbeitet und wer bei Abwesenheit die Verantwortung übernimmt.

8. Buchhaltung, Zahlungen und Reservierungen testen

Kläre mit deinen Fachstellen und Dienstleistern Buchhaltung, Kassenorganisation, Zahlungen und steuerliche Pflichten. Richte die benötigten betrieblichen Zugänge ein und beschränke Berechtigungen passend zu den Rollen. Kläre daneben Themen wie Berufsgenossenschaft und gegebenenfalls Musiknutzung; die örtliche IHK hilft bei der Zuordnung.

Teste einen vollständigen Besuchsablauf: Reservierung, Bestätigung, Ankunft, Bestellung, Sonderwunsch, Zahlung, Storno und Abschluss. Prüfe dieselben Schritte mit einem neuen Teammitglied. Ein funktionierender Einzelbildschirm beweist noch keinen funktionierenden Service.

9. Eine Probeöffnung mit klaren Beobachtungsfragen

Starte mit einem Umfang, den Küche und Service zuverlässig bewältigen können. Notiere Zeiten, Nachfragen, fehlendes Material und Abweichungen zwischen Rezeptur und tatsächlichem Wareneinsatz. Entscheide nach dem Test, welche Punkte vor der regulären Öffnung behoben werden müssen.

Veröffentliche nur Öffnungszeiten und Leistungen, die du tatsächlich anbieten kannst. Ein begrenzter Start kann sinnvoll sein, wenn Personal oder Abläufe noch aufgebaut werden. Er ersetzt aber keine notwendigen Freigaben.

10. Deine Freigabeliste vor der Eröffnung

• Konzept, Zielgruppe, Angebot und Öffnungszeiten sind schriftlich festgelegt.

• Nutzung und offene Raumfragen sind mit den zuständigen Stellen geklärt.

• Investitionen, Anlaufzahlungen und ein schwächerer Verlauf sind gerechnet.

• Finanzierung und Zahlungstermine sind verbindlich abgestimmt.

• Örtliche Anzeigen, Erlaubnisse und Nachweise sind erledigt oder fachlich eindeutig geklärt.

• Hygieneabläufe, Rezepturen und notwendige Informationen sind dokumentiert.

• Personal, Einarbeitung, Dienstplan und Vertretung sind organisiert.

• Buchhaltung, Zahlungen und Reservierungsabläufe wurden vollständig getestet.

• Offene Punkte haben eine verantwortliche Person und einen Termin.

Quellen und Aktualisierung

Stand: 26.10.2026, Deutschland. Verwendete Primärquellen: IHK Köln zu Betriebsräumen, IHK Karlsruhe zum Landesverfahren und zur Hygiene, IHK Mittlerer Niederrhein zur Gaststättenerlaubnis und IHK Schleswig-Holstein zur Liquiditätsplanung. Ablauf, Rechnung und Arbeitsliste sind eigene redaktionelle Hilfen. Die Anforderungen für dein konkretes Vorhaben sind vor Ort zu bestätigen.