Personalkosten im Griff: Schichtkosten richtig kalkulieren

Warum der Bruttolohn nur die halbe Wahrheit ist

Wenn Du einen Mitarbeiter für 13 Euro brutto pro Stunde einstellst, kostet Dich diese Arbeitsstunde deutlich mehr. Darauf kommen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Umlagen, Berufsgenossenschaftsbeiträge und weitere Posten.

Die Bestandteile der wahren Schichtkosten

1. Arbeitgeberanteil Sozialversicherung

Rund 20–21 Prozent auf den Bruttolohn für Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung.

2. Umlagen und Zusatzbeiträge

U1 (Entgeltfortzahlung), U2 (Mutterschutz), Insolvenzgeldumlage, Berufsgenossenschaft — zusammen einige Prozentpunkte zusätzlich.

3. Entgeltfortzahlung bei Krankheit

Krankheitstage sind in der Gastronomie relevant wegen hoher körperlicher Belastung. Du zahlst trotzdem — und musst die Schicht anderweitig besetzen.

4. Bezahlte Pausen und unproduktive Zeiten

Raucherpausen, Umkleidezeiten, Vor- und Nachbereitung — Zeit, die Du bezahlst, in der kein Umsatz generiert wird.

5. Überstunden

Jede Überstunde muss durch Freizeit ausgeglichen oder ausbezahlt werden.

6. Urlaub und Feiertage

Mindestens 20 Urlaubstage plus Feiertage — bezahlt, ohne Arbeitsleistung.

Rechenbeispiel (hypothetisch): Die wahren Kosten einer Servicekraft

• Bruttolohn: 13,00 €/Stunde, 40 Std./Woche → 27.040 € Jahresbrutto

• AG-Anteil Sozialversicherung (~20,5%): ca. 5.543 €

• Umlagen und BG (~3%): ca. 811 €

• Gesamte AG-Kosten/Jahr: ca. 33.394 €

Produktive Stunden: 250 Tage - 25 Urlaub - 10 Feiertage - 12 Krankheit = 203 Tage × 8 Std = 1.624 Stunden

Wahre Kosten pro produktiver Stunde: 33.394 € ÷ 1.624 = 20,56 €

Aus 13 € Brutto werden über 20 € wahre Kosten — ein Aufschlag von rund 58%.

Schichtkosten berechnen: Die Formel

Schichtkosten = Anzahl Mitarbeiter × produktive Stunden × wahre Kosten pro Stunde

Rechenbeispiel: Mittagsschicht

• 2 Servicekräfte (20,56 €) × 5 Std = 205,60 €

• 1 Küchenchef (27 €) × 6 Std = 162 €

• 1 Küchenhilfe (18,50 €) × 5 Std = 92,50 €

• Gesamt: ca. 460 €

Bei 1.200 € Umsatz = 38% Personalkostenquote. Bei nur 800 € Umsatz = 57%.

Schichtplanung optimieren

• Staffelbesetzung: Nicht alle gleichzeitig starten. Vorbereitung mit Minimalbesetzung, volles Team zur Stoßzeit.

• Umsatz pro Arbeitsstunde tracken: Tagesumsatz ÷ Gesamtarbeitsstunden aller Mitarbeiter.

• Flexible Arbeitszeitmodelle: Teilzeitkräfte und Minijobber für Spitzenabdeckung.

• Überstunden systematisch reduzieren: Meist schlechte Planung, nicht echter Mehrbedarf.

Checkliste: Schichtkosten sauber kalkulieren

Datengrundlage schaffen

• [ ] Bruttolöhne aller Mitarbeiter auflisten

• [ ] AG-Anteile beim Steuerberater erfragen

• [ ] Umlagen und BG-Beiträge ermitteln

• [ ] Krankheitstage der letzten 12 Monate auswerten

• [ ] Überstunden der letzten 12 Monate dokumentieren

Wahre Stundenkosten berechnen

• [ ] Jahresgesamtkosten pro Mitarbeiter berechnen

• [ ] Produktive Arbeitstage ermitteln (minus Urlaub, Feiertage, Krankheit)

• [ ] Division: Jahreskosten ÷ produktive Stunden

• [ ] Ergebnis mit Bruttolohn vergleichen — wie hoch ist der Aufschlag?

Schichtkosten ermitteln

• [ ] Jede Schicht definieren (Früh, Mittag, Abend)

• [ ] Besetzung pro Schicht festhalten

• [ ] Wahre Stundenkosten × Stunden × Mitarbeiter pro Schicht

• [ ] Schichtkosten dem typischen Umsatz gegenüberstellen

• [ ] Personalkostenquote pro Schicht berechnen

Optimierung

• [ ] Schichten mit Quote über 40% markieren

• [ ] Besetzung in schwachen Zeiten reduzieren?

• [ ] Gestaffelte Schichtzeiten möglich?

• [ ] Teilzeitkräfte statt Überstunden?

Fazit

Die wahren Schichtkosten zu kennen ist die Grundlage für jede seriöse Kalkulation. Nimm Dir die Zeit, die Zahlen einmal sauber aufzusetzen — danach schreibst Du bessere Dienstpläne und behältst mehr vom Umsatz.