Krankenstand senken: Maßnahmen für die Gastronomie

Krankenquote berechnen: mit einer klaren Bezugsgröße

Für die eigene Einsatzplanung kannst du krankheitsbedingte Ausfälle auf Stundenbasis auswerten. Das berücksichtigt unterschiedliche Schichtlängen und Teilzeit. Lege einen Zeitraum fest und verwende für Zähler und Nenner denselben Beschäftigtenkreis.

Betriebliche Ausfallquote = krankheitsbedingt ausgefallene Sollstunden ÷ gesamte Sollstunden × 100.

Mit Sollstunden meinen wir hier die Stunden, die dein Team im betrachteten Zeitraum ohne Krankheitsausfälle hätte arbeiten sollen. Geplanter Urlaub, freie Tage und Pausen zählen in diesem Modell nicht dazu. Die wegen Krankheit ausgefallenen Stunden bleiben im Nenner enthalten. Urlaub oder andere Abwesenheitsgründe gehören nicht in den Zähler.

Rechenbeispiel für ein Restaurant

Eigene Modellrechnung mit frei gewählten Werten; kein Branchenvergleich und kein Zielwert:

Wenn du nach einer Krankmeldung Schichten aus dem Dienstplan entfernst, darf dadurch die ursprüngliche Bezugsgröße nicht schrumpfen. Im Beispiel rechnest du weiterhin mit 800 Sollstunden, nicht mit den verbleibenden 752 Stunden. Auch Stunden einer zusätzlich eingesetzten Vertretung verändern diese ursprüngliche Bezugsgröße nicht.

Vergleiche die Quote nur mit Zeiträumen, die du genauso berechnet hast. Statistiken auf Basis von Kalendertagen oder Versicherten sind damit nicht unmittelbar vergleichbar. In einem kleinen Team kann schon eine längere Erkrankung die Monatsquote stark verändern. Die Zahl erklärt weder die Ursache noch, ob eine Maßnahme wirkt.

Arbeitsbedingungen prüfen, bevor du Maßnahmen auswählst

Arbeitgeber müssen die Gefährdungen bei der Arbeit beurteilen; dazu gehören auch psychische Belastungen. Das regelt § 5 Arbeitsschutzgesetz. Eine Fehlzeitenliste ersetzt diese Gefährdungsbeurteilung nicht.

Nimm für einen ersten Rundgang eine konkrete Schicht und frage nach Situationen, die das Team bei der Arbeit belasten. Zum Beispiel:

• Am Pass: Wer entscheidet über die Reihenfolge, wenn gleichzeitig neue Bons, Abholungen und Reklamationen eintreffen?

• Im Service: Wer übernimmt einen eskalierenden Gästekonflikt, damit die betroffene Person Unterstützung bekommt?

• Bei der Übergabe: Wo fehlen Informationen zu Reservierungen, Sonderwünschen oder noch offenen Aufgaben?

• Bei der Vorbereitung: Welche Wege, Lasten oder Arbeitsplätze machen die Tätigkeit unnötig anstrengend?

Die BGN-Beurteilungshilfe für das Gastgewerbe (PDF) bietet dafür eine fachliche Grundlage mit getrennten Bereichen für Küche und Service. Sie behandelt unter anderem Arbeitszeit, Zusammenarbeit, Qualifikation und Arbeitsumgebung. Beziehe bei der Bewertung und geeigneten Schutzmaßnahmen deine Arbeitsschutzbetreuung ein.

Pausen ermöglichen und Vertretung dafür einplanen

Für erwachsene Beschäftigte sieht § 4 Arbeitszeitgesetz grundsätzlich mindestens 30 Minuten Ruhepause bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeitszeit vor; oberhalb von neun Stunden sind es 45 Minuten. Einzelne Pausenabschnitte müssen wenigstens 15 Minuten dauern. Mehr als sechs Stunden Arbeit am Stück ohne Ruhepause sind nicht zulässig. Für Jugendliche gelten eigene Regeln.

Eine Ansage wie „Macht heute alle Pause“ löst das Besetzungsproblem nicht. Trage vor der Schicht ein, wann die Pause stattfindet und wer währenddessen die Station übernimmt. Prüfe im Nachgespräch, ob das funktioniert hat. Falls nicht, halte den konkreten Engpass fest: etwa fehlende Kassenvertretung oder gleichzeitig eintreffende Gruppen.

Wenn du dafür Stunden und Kosten neu planst, hilft dir der Ratgeber zur Personalkosten- und Schichtplanung. Das rechnerisch passende Budget muss zu den tatsächlich erforderlichen Aufgaben und Pausen passen.

Kurzfristiger Personalausfall: ein Ablauf für die Schichtleitung

Lege den Ablauf vorher fest und hinterlege ihn dort, wo die diensthabende Leitung darauf zugreifen kann. Unsere folgende Vorlage beschreibt organisatorische Entscheidungen; sie ersetzt keine arbeitsrechtliche Prüfung einzelner Einsätze.

1. Meldung entgegennehmen. Eine zuständige Person und eine Vertretung benennen. Für die Disposition festhalten, welche Schicht betroffen ist und welche voraussichtliche Ausfalldauer mitgeteilt wurde. Keine Diagnosen im Teamchat sammeln.

2. Aufgaben prüfen. Welche Station fehlt und welche Qualifikation ist dafür nötig? Eine freie Person ist nicht automatisch für jede Tätigkeit eingearbeitet.

3. Passende Vertretung anfragen. Verfügbarkeit, Einarbeitung und zulässige Arbeits- und Ruhezeiten prüfen. Einen freiwilligen Vertretungspool mit aktuellen Absprachen pflegen; keine dauernde Erreichbarkeit voraussetzen.

4. Angebot an die Besetzung anpassen. Wenn keine geeignete Vertretung verfügbar ist, entscheidet die Leitung beispielsweise über weniger neu buchbare Tische oder eine kleinere Karte. Bestehende Reservierungen und betroffene Gäste aktiv einbeziehen.

5. Nach der Schicht auswerten. Welche Aufgaben blieben liegen, wo fielen Pausen aus und welche Anpassung brauchen wir für den nächsten ähnlichen Fall?

Ein Beispiel für die Entscheidung bei Unterbesetzung

Angenommen, am Freitag fehlt im Service die für Kasse und Abrechnung eingearbeitete Person. Eine verfügbare Aushilfe kennt diese Abläufe noch nicht. Die Schichtleitung übernimmt deshalb die Kasse und verteilt die übrigen Aufgaben neu. Bevor weitere Reservierungen angenommen werden, prüft sie, wie viele Tische das verbleibende Team mit Pausen betreuen kann.

Ob das reicht, hängt von eurem Servicekonzept und den vorhandenen Kompetenzen ab. Falls es nicht reicht, wird das Angebot weiter reduziert. Eine pauschale Zahl wie „eine Servicekraft schafft zehn Tische“ wäre dafür keine verlässliche Grundlage.

Rückkehr besprechen, ohne Krankheit zum Teamthema zu machen

Ein vertrauliches Gespräch kann sich auf die Arbeit konzentrieren: Welche Informationen fehlen nach der Abwesenheit? Gibt es bei den Arbeitsbedingungen etwas, das angepasst werden sollte? Welche organisatorische Unterstützung ist sinnvoll? Besprecht konkrete Vereinbarungen und einen Termin, an dem ihr deren Umsetzung prüft.

Teile im Team nur die für die Einsatzplanung nötigen Informationen. Erstelle keine öffentlichen Ranglisten zu Krankheitstagen. In kleinen Teams sind auch zusammengefasste Zahlen nicht automatisch anonym; verzichte auf Auswertungen nach einzelnen Schichten oder Personen, wenn sie Rückschlüsse auf Erkrankte erlauben.

Wann ein BEM gesondert zu prüfen ist

Bei mehr als sechs Wochen ununterbrochener oder wiederholter Arbeitsunfähigkeit innerhalb eines Jahres ist das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) zu beachten. § 167 Absatz 2 SGB IX erfasst auch teilweise Arbeitsunfähigkeit. Das Verfahren erfolgt mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person; vorab ist über Ziele sowie Art und Umfang der verwendeten Daten zu informieren. Ein beiläufiges Rückkehrgespräch ersetzt diesen Prozess nicht.

Für die konkrete Umsetzung stellt die BGN Informationen und Arbeitshilfen zum BEM bereit und bietet Beratung an. Ziehe für den Einzelfall passende fachliche Unterstützung hinzu.

Arbeitsplan für die nächsten vier Wochen

Dieser Ablauf ist ein eigener Umsetzungsvorschlag für einen Betrieb. Akute Gefährdungen und gesetzliche Pflichten warten nicht auf einen Wochenplan.

• Woche 1 – Ausgangslage klären. Die Berechnung der betrieblichen Ausfallquote festlegen. Eine Schicht gemeinsam ansehen und zwei konkret beobachtete Engpässe auswählen. Für jeden eine verantwortliche Person und einen Prüftermin festhalten.

• Woche 2 – Einen Engpass bearbeiten. Beispielsweise eine eingearbeitete Pausenvertretung organisieren. Im nächsten vergleichbaren Service prüfen, ob die Pause tatsächlich möglich war und die andere Station ausreichend besetzt blieb.

• Woche 3 – Den Ausfallablauf durchspielen. Eine Schlüsselposition gedanklich streichen. Prüfen, wer sie übernehmen kann, welche Aufgaben dann offen sind und wer über eine Begrenzung des Angebots entscheidet. Fehlende Einarbeitung gezielt nachholen.

• Woche 4 – Umsetzung mit dem Team auswerten. Festhalten, welche Änderung geholfen hat, wo weiterhin Probleme auftreten und was als Nächstes angepasst wird. Die Ausfallquote weiter beobachten, aber aus einem einzelnen Monat keinen Erfolg oder Misserfolg ableiten.

Woran du Fortschritt erkennst

Prüfe zunächst das, was du unmittelbar verändert hast: Werden geplante Pausen genommen? Sind Schichtänderungen nachvollziehbar abgestimmt? Funktioniert die Übergabe? Ist bei einem Ausfall klar, wer entscheidet? Ergänze diese Beobachtungen durch Rückmeldungen aus dem Team.

Betrachte Fehlzeiten anschließend über mehrere vergleichbare Monate und berücksichtige Saison, Teamgröße und längere Einzelverläufe. Weniger gemeldete Ausfälle allein beweisen keine besseren Arbeitsbedingungen. Ziel ist, vermeidbare Belastungen zu bearbeiten und den Betrieb bei Erkrankungen handlungsfähig zu halten.

Reichen Besetzung oder Qualifikation dauerhaft nicht aus, gehört das in die Personalplanung. Für den Bewerbungsablauf findest du konkrete Vorlagen im Ratgeber Personal finden in der Gastronomie.

Quellenstand: 1. November 2026. Rechtsbezüge gelten für Deutschland. Rechnung, Schichtszenario und Vier-Wochen-Ablauf sind eigene Beispiele; sie beruhen nicht auf einem dokumentierten Kundenfall.