Das Festtags-Framework: 3 Hebel für maximale Auslastung zwischen Advent und Neujahr

Hinweis zur Einordnung

Die folgenden Überlegungen basieren auf branchentypischen Mustern und qualitativen Beobachtungen. Konkrete Zahlen in Rechenbeispielen sind hypothetische Annahmen zur Veranschaulichung der Logik – deine tatsächlichen Werte können erheblich abweichen.

Das Festtags-Framework: Die 3 Hebel der Weihnachtssaison

Die Weihnachtszeit im Restaurant folgt einem vorhersehbaren Muster, das sich in drei strategische Phasen gliedern lässt:

Phase 1: Die Firmen-Welle (Mitte November bis 22. Dezember)

Firmenweihnachtsfeiern sind das Rückgrat der Dezember-Umsätze. Die Logik dahinter ist simpel: Unternehmen planen frühzeitig, haben feste Budgets und bringen Gruppengrößen, die einzelne Tische niemals erreichen würden.

Was Firmen wirklich wollen:

• Planungssicherheit: Ein verbindliches Angebot mit Festpreis pro Person

• Entlastung des Organisators: Je weniger Entscheidungen, desto besser

• Vorhersehbare Qualität: Keine Experimente, sondern bewährte Klassiker

Der entscheidende Hebel liegt im Timing deiner Akquise. Während viele Restaurants erst im November mit der Weihnachtskommunikation starten, haben Budget-Entscheider in Unternehmen ihre Planung oft bereits im September-Oktober abgeschlossen.

Phase 2: Das Familien-Fenster (25.-26. Dezember)

Heiligabend ist traditionell privat – doch die Folgetage zeigen ein anderes Bild. Familien, die am 24. selbst gekocht haben, suchen an den Feiertagen nach Entlastung. Hier liegt eine erhebliche Nachfrage, die viele Restaurants unterschätzen.

Die Psychologie verstehen:

• Familien wollen gemeinsame Zeit, nicht gemeinsames Kochen

• Die Erwartung ist festlich, aber entspannt

• Preissensibilität ist geringer als im Alltag, aber höher als bei Firmenfeiern

Phase 3: Die Silvester-Spitze (30.-31. Dezember)

Silvester ist ein eigener Mikrokosmos mit spezifischen Anforderungen. Die Nachfrage ist konzentriert, die Erwartungen sind hoch, und das Zeitfenster ist minimal.

Die Kosten-Logik der Festtagssaison

Warum ist die strategische Planung so entscheidend? Die Antwort liegt in der Kostenstruktur:

Fixkosten-Degression verstehen

Deine Fixkosten (Miete, Grundpersonal, Abschreibungen) laufen unabhängig von der Auslastung. In der Festtagssaison hast du die Chance, diese Kosten auf deutlich mehr Umsatz zu verteilen.

Rechenbeispiel zur Veranschaulichung:

Angenommen, deine monatlichen Fixkosten betragen 15.000 €.

• Bei 500 Gästen im Monat: 30 € Fixkosten-Anteil pro Gast

• Bei 800 Gästen im Monat: 18,75 € Fixkosten-Anteil pro Gast

Die Differenz von 11,25 € pro Gast geht direkt in deine Marge. Bei 300 zusätzlichen Gästen im Dezember wäre das eine erhebliche Ergebnisverbesserung.

Variable Kosten im Griff behalten

Die Gefahr der Festtagssaison liegt in unkontrollierten variablen Kosten:

• Personalkosten: Überstunden, Zuschläge für Feiertage

• Wareneinsatz: Teurere Zutaten, höherer Verderb bei schlechter Planung

• Dekoration: Einmalkosten, die sich nicht refinanzieren

Das Prinzip der Vorab-Kalkulation:

Jede Weihnachtsfeier sollte vor der Zusage durchkalkuliert werden:

Deckungsbeitrag pro Paket = Paketpreis − Wareneinsatz − anteilige Personalkosten

Nur wenn dieser Deckungsbeitrag signifikant über deinem Durchschnitt liegt, rechtfertigt sich der zusätzliche Aufwand.

Mentales Modell: Die Kapazitäts-Matrix

Stell dir deine Dezember-Kapazität als Raster vor:

• Mo-Do: Mittag: ⬜ oft frei, Abend: 🟩 Firmen

• Fr-Sa: Mittag: 🟨 gemischt, Abend: 🟥 Hochnachfrage

• So: Mittag: 🟩 Familien, Abend: 🟨 gemischt

Legende:

• 🟥 Hochnachfrage = Premium-Preise möglich

• 🟩 Gezielt ansprechen = Aktive Vermarktung nötig

• 🟨 Gemischt = Flexibel disponieren

• ⬜ Oft frei = Potenzial für kreative Angebote (Business-Lunch, Mitarbeiter-Essen)

Diese Matrix hilft dir, Angebote zielgerichtet zu gestalten. Firmen, die flexibel sind, kannst du mit Frühbucher-Vorteilen auf schwächere Tage lenken.

Taktik: Dein Festtags-Audit

Die folgende Checkliste hilft dir, deine Vorbereitung systematisch zu prüfen. Geh jeden Punkt durch und markiere ehrlich den Status.

Checkliste Phase 1: Firmen-Akquise (Start: September)

• [ ] Paket-Angebot erstellt: 2-3 Festpreis-Menüs mit klarer Kalkulation

• [ ] Kontaktliste aktualisiert: Firmenkunden der letzten 3 Jahre identifiziert

• [ ] Erstkontakt vor Mitte Oktober: Nicht warten, bis Firmen anfragen

• [ ] Anzahlungsregel definiert: Verbindlichkeit sichern (typisch: 30-50%)

• [ ] Kapazitätsplanung visualisiert: Welche Abende sind bereits reserviert?

• [ ] Storno-Policy kommuniziert: Klare Regeln für kurzfristige Absagen

Checkliste Phase 2: Familien-Feiertage (Planung: November)

• [ ] Öffnungszeiten festgelegt: 25./26.12. offen? Welche Zeiten?

• [ ] Familien-freundliches Angebot: Kinderoptionen, flexible Portionsgrößen

• [ ] Reservierungskanal aktiv: Online-Buchung für Feiertage freigeschaltet

• [ ] Social-Media-Hinweis geplant: "Feiertage bei uns verbringen" kommunizieren

• [ ] Personalplanung abgestimmt: Wer arbeitet an welchem Feiertag?

Checkliste Phase 3: Silvester (Planung: Anfang Dezember)

• [ ] Format entschieden: Gala-Dinner, normale Karte oder geschlossene Gesellschaft?

• [ ] Preisstrategie definiert: Premium-Aufschlag gerechtfertigt und kommuniziert?

• [ ] Zeitslots festgelegt: Bei hoher Nachfrage: Zwei Seatings möglich?

• [ ] Getränke-Paket kalkuliert: Sekt-Flatrate oder à la carte?

• [ ] Countdown-Erlebnis geplant: Was passiert um Mitternacht?

Operative Quick-Wins

1. Der "Frühbucher-Flip"

Biete Firmen, die vor einem Stichtag (z.B. 31. Oktober) buchen, einen spürbaren Vorteil – aber nicht unbedingt einen Preisnachlass. Alternativen:

• Freie Getränkeauswahl statt Festpaket

• Garantierte Wunschzeit

• Aperitif inklusive

2. Die "Lücken-Strategie"

Identifiziere bereits jetzt die schwächsten Zeitfenster deines Dezembers und entwickle gezielte Angebote:

• Montag-Mittagstisch für Firmen-Teams

• Sonntags-Brunch für Familien am 2./3. Advent

• After-Work-Glühwein für spontane Gäste

3. Das "Erinnerungs-System"

No-Shows sind im Dezember besonders schmerzhaft. Implementiere ein dreistufiges Reminder-System:

1. Buchungsbestätigung (sofort)

2. Freundliche Erinnerung (7 Tage vorher)

3. Finale Bestätigung (24-48 Stunden vorher)

Der unterschätzte Hebel: Nach-Weihnachts-Bindung

Die Festtagssaison ist auch eine Akquise-Maschine für das Folgejahr. Jede Firmenfeier bringt potenzielle Stammgäste, jedes Familien-Essen kann zum Ritual werden.

Taktiken:

• Visitenkarten am Tisch mit "Persönlicher Empfehlung" für Januar-Besuch

• Newsletter-Anmeldung mit kleinem Incentive (Digestif, Kaffee-Upgrade)

• Aktive Frage: "Dürfen wir Sie für nächstes Jahr vormerken?"

Fazit: System schlägt Hoffnung

Die Festtagssaison belohnt Vorbereitung. Restaurants, die ihre Kapazitäten strategisch füllen, ihre Kosten vorab kalkulieren und ihre Kommunikation früh starten, nutzen die gleiche Nachfrage deutlich profitabler als reaktive Betriebe.

Das Festtags-Framework – mit seinen drei Phasen und der Kapazitäts-Matrix – gibt dir ein mentales Modell, das du Jahr für Jahr verfeinern kannst. Die Checklisten machen es operativ greifbar.

Starte jetzt mit dem Audit. Dein Dezember beginnt im September.